CÁC MÔ HÌNH QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

 

        Mọi tổ chức đều trải qua những giai đoạn thay đổi để thích nghi với môi trường kinh doanh đầy biến động. Đây là điều thiết yếu không chỉ vì lợi thế cạnh tranh mà còn vì vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Điều mà giới kinh doanh ai cũng biết nhưng khi vào thực tế thì không phải tổ chức nào cũng thực hiện thay đổi thành công. Nội dung dưới đây trình bày một số mô hình quản trị sự thay đổi trong tổ chức, gắn kết với việc phân tích và thiết kế chiến lược quản lý thay đổi, nhất là trong doanh nghiệp. Điều quan trọng là nhà lãnh đạo của  doanh nghiệp cần vận dụng linh hoạt và phù hợp trong lĩnh vực kinh doanh và điều kiện thực tiễn của đơn vị.

1. Mô hình quản lý hiệu quả thay đổi của Hellriegel D, và Sculum J. W.:
2. Mô hình quản lý thay đổi trong tổ chức của Robbins S. P.:
3. Mô hình 8 bước của J. Kotter:
4. Mô hình 7S của McKinsey:
5. Mô hình thay đổi tổ chức theo Kurt Lewin:
6. Mô hình quản lý thay đổi ADKAR
7. Mô hình cải tiến liên tục KAIZEN
8. Mô hình sự thay đổi của tổ chức của DALE CARNEGIE

 

MÔ HÌNH QUẢN LÝ THAY ĐỔI ADKAR

Mô hình ADKAR được tạo ra bởi tổ chức nghiên cứu Prosci vào cuối những năm 1990, sau một nghiên cứu liên quan đến hơn 300 công ty tham gia vào các dự án thay đổi lớn. Sau đó nó được xuất bản trong cuốn sách năm 2006 của Jeff Hiatt,  “ADKAR: A Model for Change in Business, Government and Our Community.”

Mô hình quản lý thay đổi ADKAR giúp bạn trả lời những câu hỏi này bằng cách đưa ra một mục tiêu truyền thông rõ ràng cho từng giai đoạn của dự án thay đổi. Bằng cách tập trung vào những điều bạn cần làm để đạt được những mục tiêu này, mọi người có thể tham gia dự án và thực hiện thay đổi thành công.

 

Mô hình tập trung vào cách mà bạn chia sẻ thông tin với các bên liên quan của dự án – những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Theo mô hình, để thay đổi thành công, bạn cần đạt được 5 mục tiêu chia sẻ kiến thức liên tục khi dự án tiến hành. Chúng là:

1. Awareness – Nhận thức (về sự cần thiết phải thay đổi).
2. Desire – Mong muốn (tham gia và hỗ trợ thay đổi).
3. Knowledge – Kiến thức (làm thế nào thay đổi)
4. Ability – Khả năng (thay đổi).
5. Reinforcement – Củng cố (để duy trì sự thay đổi).

 

Sử dụng mô hình ADKAR

Mô hình ADKAR rất hữu ích trong một loạt các tình huống quản lý thay đổi. Ví dụ:

• Trong quá trình lập kế hoạch, bạn có thể nghĩ đến khoảng thời gian dành cho việc truyền thông
• Khi bạn đang ở giữa giai đoạn dự án, nó giúp bạn suy nghĩ xem liệu hoạt động dự kiến có đạt được mục tiêu hay không.
• Khi bạn không nhận được kết quả mong đợi.

Bây giờ chúng ta sẽ xem xét các mục tiêu của ADKAR và chỉ cho bạn thấy làm thế nào đạt được chúng trong thực tế.

Bước 1: Nhận thức (Awareness)

Mỗi cá nhân phải nhận thức được và hiểu rằng tại sao cần phải thay đổi  “nhu cầu” thay đổi đó là cái gì. Nếu bạn không nhận thức được “nhu cầu” để thay đổi thì trong quá trình thay đổi bạn sẽ rất dễ bỏ cuộc vì không đủ động lực.

Nâng cao nhận thức về sự cần thiết phải thay đổi thường diễn ra trong suốt quá trình kinh doanh và giai đoạn chuẩn bị dự án. Ở đây, bạn cần nghĩ xem những người liên quan tới dự án là ai và tự hỏi bản thân xem họ cần biết, hiểu hay trải nghiệm điều gì, từ đó họ có thể “tham gia” vào thay đổi.

Để làm điều này, đảm bảo bạn và đội ngũ quản lý truyền đạt tầm nhìn về sự thay đổi cho các bên liên quan và cho họ quyền truy cập vào tất cả thông tin họ cần để hiểu về điều này. Giai đoạn này, hãy lắng nghe phản hồi của họ một cách cẩn thận và điều chỉnh tầm nhìn nếu bạn cảm thấy điều này là cần thiết.

Bước 2: Mong muốn (Desire)

Khi bạn nhận thức được rằng mình nên thay đổi, thì bạn phải chuyển sang bước mong muốn thay đổi.

Theo Jeff Hiatt, có 3 điều có thể giúp bạn có được sự mong muốn thay đổi:

• Bạn cảm thấy không hài lòng với tình trạng hiện tại
• Bạn nên hiểu hậu quả tiêu cực của những việc bạn làm mà không có sự thay đổi
• Bạn biết được rằng ngay lúc này bạn cần phải thay đổi để cải thiện tình hình hiện tại hoặc có được những thứ tốt hơn

Mong muốn tham gia và hỗ trợ thay đổi. Tiếp theo, bạn cần các bên liên quan muốn tham gia và hỗ trợ thay đổi. Bạn nên tập trung vào mục tiêu này song song với giai đoạn thiết kế của dự án: đây là thời điểm các bên liên quan bắt đầu xem xét chi tiết xem dự án trông ra sao, hiểu tác động của nó và xem lợi ích mà nó mang lại.

Có nhiều lý do khiến mọi người có thể ủng hộ hoặc chống lại sự thay đổi, vì vậy mong muốn tham gia thường khá khó khăn và tốn kém. Ví dụ: trong năm 2014, dự án hệ thống phòng không của Hoa Kỳ phải bị hủy bỏ với chi phí là 1,1 tỷ đô la vì không thể quản lý sự thay đổi.

Bạn có thể thấy một số lý do mà các bên liên quan có thể ủng hộ hoặc chống lại sự thay đổi dưới đây:

 

Bước 3: Kiến thức (Knowledge)

       Để các thành viên trong công ty đủ kiến thức thực hiện sự thay đổi, việc đào tạo là thiết yếu. Ngoài ra, đào tạo cũng giúp công ty có nguồn nhân sự kế cận chất lượng thay thế cho những nhân sự rời bỏ tổ chức khi sự thay đổi diễn ra. Các hình thức đào tạo phổ biến là đào tạo chính quy, cử người đi học, kèm cặp tại chỗ (mentoring), khai vấn (coaching),… Sau khi nhân viên được trang bị kiến thức, để giúp họ tăng năng lực triển khai dự án thay đổi, lãnh đạo cần dành thời gian để họ thực hành. Nếu thiếu đi sự thực hành, việc thay đổi sẽ chỉ nằm trên giấy.

       Bước này là giúp mọi người học các kỹ năng và đạt được kiến thức họ cần để thay đổi.Thật hữu ích là tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo, xác định các kỹ năng mà mọi người cần phát triển. Một số cách phổ biến để cung cấp đào tạo này là thông qua phương thức đào tạo hướng dẫn và phương thức đào tạo cầm tay chỉ việc, mặc dù cách tiếp cận chính xác mà bạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào dự án.

Để thay đổi được, bạn phải biết làm sao để thay đổi. Có 3 cách thức để bạn có thể có được kiến thức cho sự thay đổi là: Tự học là lên mạng search, đọc sách báo…Tham gia các hội nhóm, tham gia các khóa đào tạo & workshop… Người đi trước của bạn có thể tìm kiếm những người có những trải nghiệm về sự thay đổi mà bạn đang muốn thay đổi và lắng nghe câu chuyện của họ. Từ đó bạn rút ra được cách thức và điều chỉnh áp dụng cho chính bản thân mình.

Cả 3 cách thức đều cần sự chủ động của bạn. Bạn phải nhận thức rõ mình cần thay đổi điều gì, cái gì thì mới tìm được kiến thức cho sự thay đổi đó.

Bước 4: Khả năng (Ability)

Để biết được mình đang “thay đổi” như thế nào, thì bạn phải thường xuyên xem xét khả năng của bản thân để điều chỉnh vì từ “kiến thức”. Bạn cần có những sự hỗ trợ từ bên ngoài nếu như bạn không có quá nhiều kinh nghiệm trong việc “thay đổi”. Bước này  cần cung cấp cho mọi người cơ hội áp dụng các kỹ năng mới của họ, và bạn cần cung cấp thêm hỗ trợ khi họ đang thử quy trình không quen thuộc. (Ví dụ: bạn có thể muốn sử dụng huấn luyện hoặc cố vấn ở giai đoạn này.)

Khi mọi người bắt đầu cảm thấy thoải mái với các quy trình mới và cải thiện kỹ năng của mình, họ có thể xác định những vấn đề không rõ ràng trước. Chẳng hạn, giả sử một tổ chức gửi một nhóm các nhà quản lý tới một khóa đào tạo để cải thiện sự tập trung của họ vào khách hàng. Khi trở lại, họ được hỗ trợ thêm trong việc sử dụng các kỹ năng này thông qua huấn luyện, tư vấn và các phiên chia sẻ kiến thức ngang hàng.

Tuy nhiên, khi thực hiện các quy trình và kỹ năng mới, rõ ràng càn có những thay đổi khác để hành xử theo cách tập trung vào khách hàng. Họ quyết định thay đổi cách mà họ thu thập hồ sơ khách hàng, họ chuyển văn phòng tiếp nhận đến một vị trí mới và họ thay đổi cách sắp xếp nhân viên hỗ trợ, giúp khách hàng hiệu quả hơn.

Lắng nghe cẩn thận nếu mọi người bắt đầu nhận diện vấn đề mới, khi dự án đã được thực hiện. Nó cho thấy họ đang dần sở hữu sự thay đổi và nghĩ xem làm thế nào họ có thể làm mọi thứ một cách tốt hơn. Từ đó, bạn có thể biết được khả năng “thay đổi” mình đang ở đâu và càng ngày càng tiến bộ hơn.

Bước 5: Củng cố (Reinforcement)

       Rất nhiều sự thay đổi tưởng chừng đã thành công nhưng vẫn quay trở lại vạch xuất phát, nguyên nhân nằm ở việc dự án đã bị dừng quá sớm mà không có sự duy trì. Củng cố để duy trì sự thay đổi  cũng là bước khó nhất trong việc thay đổi vì bạn sẽ rất dễ bị những “lề xưa thói cũ” làm bạn quên mất việc “thay đổi”. Khi người dùng hoàn toàn thực hiện hiệu quả và tất cả các dự án được phân phối đúng vị trí, bạn sẵn sàng tiếp tục tăng cường để duy trì thay đổi. Tự thưởng cho bản thân nếu mình thay đổi được & phải công nhận rằng sự thay đổi đó đang làm mình tốt hơn. Nếu bạn thay đổi tích cực thì người khác cũng sẽ nhận ra được và sẽ có xu hướng chia sẻ cho bạn biết, công nhận bạn. Có một số điều tích cực mà bạn có thể làm ở đây, chẳng hạn như thưởng tài chính hoặc phi tài chính cho những đóng góp của mọi người.

      Bạn cũng cần tiếp tục truyền đạt tầm nhìn, cũng như để mọi người biết về sự thành công của dự án và những điều nó đã đạt được. Hãy nhớ, các bên liên quan có thể “lùi lại” tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình thay đổi. Ví dụ, một bên liên quan có thể rút lại mong muốn hỗ trợ thay đổi như là thông tin chi tiết hơn về khái niệm và thiết kế được tiết lộ. Trong tình huống này, bạn cần  thiết lập lại mong muốn của anh ta trước khi quay lại để đảm bảo kiến thức có liên quan lại được chia sẻ.

      Vì sao có những sự thay đổi thành công nhưng cũng có những sự thay đổi thất bại? Lời giải cho bài toán này có thể không chỉ theo một hướng, nhưng những biến số sau vẫn luôn cần được các doanh nghiệp lưu tâm: Có chiến lược và kế hoạch cho dự án thay đổi với mốc thời gian rõ ràng; truyền thông xuyên suốt; đào tạo đầy đủ; có cơ chế giám sát và ghi nhận kịp thời.

      Có 5 cách thức/phương pháp để duy trì việc thay đổi mà không quay trở lại những cái đã quen duy trì bao lâu nay ăn sâu vào cuộc sống từ hành động cho tới suy nghĩ của mình: Mô hình mô tả 5 mục tiêu truyền thông liên tiếp này:

1. Nhận thức (về sự cần thiết phải thay đổi).
2. Mong muốn (tham gia và hỗ trợ thay đổi).
3. Kiến thức (làm thế nào thay đổi)
4. Khả năng (thay đổi).
5. Củng cố (duy trì sự thay đổi).

Bạn cần phải đạt được từng mục tiêu trước khi chuyển sang mục tiêu kế tiếp.

Lợi ích chính của việc sử dụng mô hình ADKAR là nó khuyến khích bạn tập trung vào việc đạt được các mục tiêu truyền thông rõ ràng, khi bạn làm việc thông qua dự án.

Tổng hợp tài liệu tham khảo  INTERNET.

https://www.facebook.com/phanhieutcmiendong

http://aitech.edu.vn/

http://hocvalamsaigon.com

http://vuahocvalam.com

VIỆN CÔNG NGHỆ QUẢN TRỊ Á CHÂU – TS. NGUYỄN VĂN HÙNG