ĐẶC ĐIỂM VÀ CẤU TRÚC CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

 

1. Khái niệm hoạt đông quản lý

Từ khi xã hội loài người được hình thành, hoạt động tổ chức, quản lý đã được quan tâm. Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công lao động nhằm đạt được hiệu quả cao hơn. Đó là hoạt động giúp cho người đứng đầu tổ chức phối hợp sự nổ lực của các thành viên trong nhóm, trong cộng đồng nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Trong nghiên cứu khoa học, có rất nhiều quan niệm về quản lý theo những cách tiếp cận khác nhau. Chính vì sự đa dạng về cách tiếp cận, dẫn đến sự phong phú về quan niệm. Sau đây là một số khái niệm thường gặp:

– Hoạt động quản lý là quá trình tác động có ý thức, có định hướng có chủ thể đến các khách thể nhằm đạt mục tiêu xác định

–“Quản lý là tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể của những người lao động (nói chung là khách thể quản lý ) nhằm thực hiện được những mục tiêu dự kiến”. Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang:  

• Hoạt động quản lý lãnh đạo là một hoạt động đặc biệt trong xã hội loài người. Hoạt động này có cấu trúc vĩ mô chung, nó còn có những nét riêng. Hoạt động quản lý có những tính chất như sau:

2.Hoạt động quản lý vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật, là một nghề của xã hội

Hoạt động quản lý là một khoa học tuân theo các quy luật khách quan, dựa trên những phương pháp quản lý khoa học và những phương pháp quản lý cụ thể (diễn dịch, quy nạp, tổng hợp, thống kê).

• Hoạt động quản lý là một nghệ thuật
•  Hoạt động quản lý đòi hỏi người quản lý phải biết “đóng vai”, biết “biểu diễn” các kỹ năng quản lý của mình cho phù hợp với đối tượng và hoàn cảnh. Hoạt động của người lãnh đạo luôn đòi hỏi sự nhanh nhạy, quyết đoán, khả năng tư duy sáng tạo, sự cảm hứng, tính linh hoạt cao trước vấn đề đặt ra.
• Hoạt động quản lý là một nghề trong xã
•  Có đối tượng cụ thể: đối tượng đó là con người và tổ chức. Trong đó con người có thể là một cá nhân hoặc một tập thể người.
• Sản phẩm của hoạt động quản lý là các quyết định, nó có ảnh hưởng và tác động tới quá trình phát triển xã hội.
• Nghệ thuật lãnh đạo, quản lý tỷ lệ thuận với hiệu quả lãnh đạo trong một tổ chức.

Hoạt động quản lý là một dạng hoạt động phức tạp và có tính chuyên biệt

• Tính phức tạp của hoạt động quản lý được quy định bởi đặc điểm của đối tượng quản lý. Đối tượng quản lý là con người và tổ chức với những đặc điểm và tâm lý phức tạp khác nhau.
• Tính chất chuyên biệt thể hiện trong yêu cầu về đào tạo người quản lý, lãnh đạo (phẩm chất, kiến thức, kỹ năng) với kiến thức sâu rộng và đặc biệt là quá trình tự dào tạo của nhà quản lý.

Hoạt động quản lý là hoạt động gián tiếp

• Sản phẩm của hoạt động quản lý được đánh giá qua sự phát triển của từng cá nhân, tập thể; qua kết quả, hiệu quả hoạt động của tập thể do cá nhân phụ trách.

Người quản lý, lãnh đạo giải quyết các nhiệm vụ chủ yếu thông qua tổ chức bằng cách điều khiển, tác động tới con người và tố chức

Hoạt động của người quản lý được tiến hành chủ yếu thông qua hoạt động giao tiếp

• Hoạt động quản lý là hoạt động tổ chức, điều khiển con người, nên thường xuyên giao tiếp, quan hệ với con người.
• Hoạt động giao tiếp có mặt ở tất cả các khâu của hoạt động quản lý thông qua lời nói, hoặc không bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng người

Hoạt động quản lý là một hoạt động có tính sáng tạo cao

• Trong lĩnh vực của hoạt động quản lý yêu cầu chủ thể có sáng tạo, tư duy linh hoạt, mềm dẻo, mỗi một tình huống xảy ra đòi hỏi phải có cách xử lý thích hợp.
• Mặt khác, tất cả các văn bản chỉ thị các quy chế,… là quy định chung. Việc vận dụng nó vào các trường hợp cụ thể, vào thực tiễn đa dạng, muôn màu, muôn vẻ rất cần tư duy linh hoạt, mềm dẻo, nhạy bén và sáng tạo.

Hoạt động quản lý là hoạt động tiêu hao nhiều năng lượng thần kinh và cơ bắp, đòi hỏi phải nhạy cảm

• Hoạt động quản lý thường xuyên nắm bắt và theo dõi công việc, giải quyết nhiều vấn đề trong những điều kiện về thời gian, không gian và thông tin eo hẹp, có nhiều vấn đề phải giải quyết trong cùng thời gian, đòi hỏi luôn phải thay đổi tâm thế và tư duy. Có những công việc phải suy nghĩ trong nhiều giờ, thậm chí nhiều tháng, nhiều năm. Nhưng cũng có việc đòi hỏi người quản lý phải linh hoạt, nhưng phải đúng nguyên tắc.

3. Cấu trú hoạt động quản lý

(1)Các  cách phân chia  cấu trúc  hoạt động quản lý

Có nhiều cách phân chia cấu trúc hoạt động

•  Dựa trên cơ sở lý thuyết thông tin, người ta đã xây dựng khái niệm “chu trình quản lý” để mô tả cấu trúc hoạt động của người lãnh đạo. Khái niệm chu trình quản lý ở đây được hiểu là một tổng thể các hành động được tiến hành có trật tự liên tục và đảm bảo để người lãnh đạo đạt được mục tiêu đề ra:
• Theo quan điểm này, trong chu trình quản lý tập hợp các hành động khác nhau nhưng chúng đều hướng vào việc đạt mục đích nhất định.
• Xem xét hoạt động quản lý theo các giai đoạn, chúng ta nhận thấy rằng, về thực chất, khái niệm chu trình quản lý đồng dạng với hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Hoạt động quản lý và chu trình quản lý về cơ bản theo những bước nhất định và có mối quan hệ với nhau.
• Tiến hành qua việc mô tả hình thức công việc của người lãnh đạo diễn ra theo thời gian

Theo cách này, người ta phân chia hoạt động của người lãnh đạo ra thành các hoạt động cụ thể như: tổ chức hội nghị, tiếp khách, xây dựng kế hoạch, giao tiếp với mọi người, kiểm tra các hoạt động của bộ phận giúp việc và những người dưới quyền.

• Theo nghiên cứu của các nhà tâm lý học, tất cả các hoạt động cụ thể của người lãnh đạo như trên đều bao gồm ba đơn vị lý thuyết có liên quan với nhau và được gọi là hoạt động nhận thức, hoạt động ra quyết định, hoạt động tổ chức thực hiện quyết định.

Có thể nói rằng, cả ba đơn vị lý thuyết này luôn có mặt trong các giai đoạn của chu trình quản lý cũng như trong từng hoạt động quản lý, lãnh đạo cụ thể. Chúng ta thấy rằng, bất kỳ tình huống nào xảy ra đòi hỏi sự can thiệp của người lãnh đạo thì đồng thời đều có các hoạt động này tham gia trong quá trình quản lý

(2)Các dạng hoạt động cơ bản của người quản lý

 

• Nhà quản lý, dù ở cấp tổ chức nào đều phải có các hoạt động giống nhau mà kết quả cuối cùng là cho ra các quyết định quản lý và triển khai các quyết định đó trên thực tế. Các hoạt động chủ yếu là: lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, lãnh đạo, phân phối (nếu có), kiểm tra và báo cáo.
• Nếu căn cứ vào kỹ năng quản lý, ta có các dạng hoạt động: nhận thức, giao tiếp (cấp trên, cấp dưới…), chuyên môn.
• Nếu căn cứ vào chu trình và tổ chức thực hiện quyết định quản lý, ta có các dạng hoạt động:

+ Ra quyết định, gồm thu thập thông tin, làm căn cứ cho việc ra quyết định.

+ Tổ chức thực hiện quyết định, gồm triển khai quyết định. Tổng kết, đánh giá, thực hiện quyết định.

Nếu căn cứ vào đối tượng, mục đích, động cơ, hành động và kết quả, người ta chia hoạt động của người lãnh đạo thành bốn đơn vị lý thuyết có liên quan chặt chẽ với nhau là:

+ Nhận thức

+ Ra quyết định.

+ Tổ chức thực hiện.

+ Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện.

• Nếu trên cơ sở phân tích chức năng của người lãnh đạo, quản lý người ta đã xác định một số dạng hoạt động cơ bản sau đây.

 + Lập kế hoạch.

 + Tổ chức.

 + Lãnh đạo.

 + Kiểm soát.

– Nếu căn cứ vào hoạt động ra quyết định của người quản lý, ta có các dạng hoạt động:

+ Hoạt động nhận thức trong quá trình chuẩn bị ra quyết định.

+ Hoạt động ra quyết định quản lý.

Chủ thể quản lý: có thể là cá nhân, tổ chức. Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các công công cụ, với những phương pháp qủan lý thích hợp. Đối tượng quản lý: Tiếp nhận sự tác động của chủ thể quản lý. Tùy theo các từng lọai đối tượng khác nhau mà ta chia thành các dạng thức quản lý khác nhau.

Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực .

Các tổ chức lớn hơn thường có ba cấp quản lý, thường được tổ chức theo một cấu trúc phân cấp, kim tự tháp:

• Quản lý cấp cao, chẳng hạn như thành viên Hội đồng quản trị và Giám đốc điều hành (CEO) hoặc Chủ tịch của một tổ chức. Họ đặt ra các mục tiêu chiến lược của tổ chức và đưa ra quyết định về cách thức tổ chức tổng thể sẽ hoạt động. Các nhà quản lý cấp cao thường là các chuyên gia cấp điều hành và đưa ra định hướng cho quản lý cấp trung, những người trực tiếp hoặc gián tiếp báo cáo với họ.
• Quản lý cấp trung, các ví dụ trong số này sẽ bao gồm các nhà quản lý chi nhánh, quản lý khu vực, quản lý bộ phận và quản lý bộ phận, những người cung cấp phương hướng cho các nhà quản lý tuyến đầu. Các nhà quản lý cấp trung truyền đạt các mục tiêu chiến lược của quản lý cấp cao tới các nhà quản lý tiền tuyến.
• Quản lý thấp hơn, chẳng hạn như giám sát viên và trưởng nhóm tiền tuyến, giám sát công việc của nhân viên thường xuyên (hoặc tình nguyện viên, trong một số tổ chức tình nguyện) và đưa ra định hướng về công việc của họ.

Trong các tổ chức nhỏ hơn, một người quản lý cá nhân có thể có phạm vi rộng hơn nhiều. Một người quản lý có thể thực hiện một số vai trò hoặc thậm chí tất cả các vai trò thường được thấy trong một tổ chức lớn.

https://www.facebook.com/phanhieutcmiendong