KỸ NĂNG ĐỊNH HƯỚNG GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ

[ad_1]

Muốn trở thành một người quản lý giao tiếp có hiệu quả cần nắm 3 nhóm kỹ năng giao tiếp cơ bản trong quản lý sau: (1) Kỹ năng định hướng giao tiếp trong quản lý (2) Kỹ năng định vị giao tiếp trong quản lý (3) Kỹ năng điều khiển giao tiếp trong quản lý.

KỸ NĂNG ĐỊNH HƯỚNG GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ

Trong cuộc sống đời thường, nhất là đối với những người lạ chưa quen biết, lần đầu tiên thường là vừa giao tiếp vừa thăm dò để hiểu đối tượng tiếp xúc của mình; Mỗi lời nói, cử chỉ, ánh mắt, nụ cười đều bao hàm những khía cạnh, thông tin quan trọng để giúp chúng ta giao tiếp có hiệu quả. Chức năng định hướng được biểu hiện ở khả năng dựa vào sự biểu lộ bên ngoài như sắc thái biểu cảm ngữ điệu, thanh điệu của nội dung, cử chỉ, điệu bộ, động tác… mà phán đoán chính xác những trạng thái tâm lý bên trong của chủ thể giao tiếp và đối tượng giao tiếp. Khả năng này được phân chia nhỏ hơn gồm: khả năng đọc trên nét mặt, cử chỉ, hành động, lời nói và khả năng chuyển từ sự tri giác cái bên ngoài đến cái bản chất bên trong của nhân cách con người.

Chức năng định hướng được biểu hiện ở khả năng dựa vào sự biểu lộ bên ngoài như sắc thái biểu cảm ngữ điệu, thanh điệu của nội dung, cử chỉ, điệu bộ, động tác… mà phán đoán chính xác những trạng thái tâm lý bên trong của chủ thể giao tiếp và đối tượng giao tiếp. Khả năng này được phân chia nhỏ hơn gồm: khả năng đọc trên nét mặt, cử chỉ, hành động, lời nói và khả năng chuyển từ sự tri giác cái bên ngoài đến cái bản chất bên trong của đối tượng giao tiếp.

Nhờ tri giác tinh tế và nhạy bén các trạng thái tâm lý qua nét mặt, cử chỉ, ngữ điệu, âm điệu của lời nói mà chủ thể giao tiếp phát hiện chính xác và đầy đủ thái độ của đối tượng.

Ngôn ngữ biểu cảm rất phong phú. Nó thể hiện tính cách, trí tuệ, tình cảm, ý chí của con người. Cùng với ngôn ngữ những động tác diễn cảm không chỉ do các cơ mạt mà còn do toàn bộ các cơ bắp khác trong cơ thể như ta thường mắm môi, nắm chạt tay, trợn mắt, vung tay… khi tức giận.

Tri giác giúp chúng ta cảm nhận được những biểu hiện xúc cảm bên ngoài là cần thiết song điều quan trọng hơn là biết dựa vào đó để nhận xét, đánh giá và phán đoán đúng nội tâm của đối tượng giao tiếp nghĩa là chuyển từ tri giác bên ngoài để biết bản chất bcn trong của nhân cách. Qua quan sát các biểu hiện của giao tiếp phi ngôn ngữ, trạng thái tâm lý, tính cách và vị thế xã hội của đối tượng bộc lộ chính xác.

Kỹ năng định hướng có nền tảng là kỹ năng quan sát những biểu hiện bề ngoài của đối tượng giao tiếp

Kỹ năng nhận biết biểu cảm của giọng nói: Giọng nói của cá nhân được đặc trưng bởi đặc điểm âm vị, chất lượng của giọng nói, cung bậc của giọng nói, tình trạng thể chất và các chỉ số xã hội (nhân cách, trạng thái tâm lý, học vấn, văn hóa vùng miền)

Một người nói với giọng cao, âm lớn nghe sang sảng và vang xa được coi là người tự tin; Giọng trở nên cao hơn và bị lạc giọng thì bị coi là giận dữ hoặc bị kích động.

Kỹ năng nhận biết các biểu cảm đầu và mặt

Những trạng thái khác nhau biểu cảm trên khuôn mặt sẽ giúp bản thân mình tự tin hơn và dễ thành công hơn trong giao tiếp.

Không giao tiếp mắt: Những người muốn che giấu điều gì thường không giao tiếp mắt khi nói dối.

Nhìn lướt qua: Khi cảm thấy chán, người ta thường nhìn lướt qua người đối diện hoặc liếc nhìn xung quanh phòng.

Nhìn sâu vào mắt người đối diện: Người nào tỏ ra bực tức với bạn hoặc hợm hĩnh thường nhìn chằm chằm vào mắt bạn.

Duy trì giao tiếp mắt: Liên tục duy trì giao tiếp bằng mắt cho thấy là biểu hiện của sự trung thực và đáng tin cậy.

Hơi ngoảnh đầu: Khi chú ý đánh giá điều bạn đang nói, người đối diện sẽ hơi ngoảnh đầu sang một bên như muốn nghe rõ hơn.

Cười: Khi cảm thấy tự tin và khi đồng ý, người ta sẽ cười với bạn một cách tự nhiên.

Nghiêng đầu: Hơi nghiêng đầu chứng tỏ người đó không tự tin lắm về điều vừa được nói.

Gật đầu: Khi đồng ý với bạn, người đối diện sẽ gật đầu trong khi bạn đang nói.

Khi đầu ngẩng cao thì đó là tư thế của người có địa vị cao hoặc kiêu căng, tự tin; khi quay đầu đi hướng khác với đối tác thể hiện sự phân tán chú ý hoặc che giấu sự chú ý của cá nhân đối với đối tác.

Ngôn ngữ diễn tả tình cảm hay còn gọi là ngôn ngữ biểu cảm rất phong phú. Nó thể hiện tính cách, trí tuệ, tình cảm, ý chí của con người. Cùng với ngôn ngữ những động tác diễn cảm không chỉ do các cơ mạt mà còn do toàn bộ các cơ bắp khác trong cơ thể như ta thường mắm môi, nắm chạt tay, trợn mắt, vung tay… khi tức giận. Tri giác giúp chúng ta cảm nhận được những biểu hiện xúc cảm bên ngoài là cần thiết song điều quan trọng hơn là biết dựa vào đó để nhận xét, đánh giá và phán đoán đúng nội tâm của đối tượng giao tiếp nghĩa là chuyển từ tri giác bên ngoài để biết bản chất bcn trong của nhân cách.

Khả năng chuyển từ sự tri giác bên ngoài vào nhận biết bản chất bên trong của nhân cách tượng giao tiếp đạt mức độ chính xác, tương đối ổn định.

Kỹ năng định vị có các đặc điểm sau:

– Một là, mô hình nhân cách của đối tượng gần với hiện thực, tương đối ổn định.

– Hai là, biểu hiện của kỹ năng định vị là người cán bộ có thể xác định được hành vi ứng xử trong giao tiếp phù hợp với nhu cầu, nguyện vọng, đặc điểm tâm sinh lý, hoàn cảnh của đối tượng giao tiếp.

Một điều quan trọng để hiểu biết lẫn nhau trong quá trình giao tiếp là sự đồng cảm giữa chủ thể và đối tượng giao tiếp. Định vị có nghĩa là biết xác định vị trí trong giao tiếp, biết đặt vị trí của mình vào vị trí của đối tượng để có thể vui, buồn với niềm vui, nỗi buồn của họ và biết tạo điều kiện để đối tượng chủ động giao tiếp với mình.

Muốn đạt được những kỹ năng này, người cán bộ, công chức phải rèn luyện nhiều qua giao tiếp trong hoạt động quản lý. Có khi phải tiếp xúc nhiều lần vớicác đối tượng giao tiếp mới có chân dung tâm lý đúng về họ. Đế có được những kỹ năng trên, vai trò của tri thức, vốn sống, kinh nghiệm của bản thân mỗi người là rất lớn và quan trọng.