KỸ NĂNG ĐỊNH VỊ GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ

Muốn trở thành một người quản lý giao tiếp có hiệu quả cần nắm 3 nhóm kỹ năng giao tiếp cơ bản trong quản lý sau: (1) Kỹ năng định hướng giao tiếp trong quản lý (2) Kỹ năng định vị giao tiếp trong quản lý (3) Kỹ năng điều khiển giao tiếp trong quản lý.

  Kỹ năng định vị giao tiếp với cấp trên

Vai trò là người thực hiện chức trách nhiệm vụ của cấp trên giao cho, chính vì vậy, người quản lý cần thể  hiện sự tôn trọng, tuân thủ các chỉ thị của cấp trên. Một trong những yếu tố cơ bản để có môi trường làm việc tích cực, thoải mái là bạn phải có mối quan hệ hòa hảo với cấp trên. Mối quan hệ này tốt đẹp ra sao đều dựa vào kỹ năng giao tiếp của bạn. Dưới đây là năm điều cơ bản khi giao tiếp với cấp trên để luôn tạo được thiện cảm.

• Biết lắng nghe: Nguyên tắc vàng trong giao tiếp là biết lắng nghe. Thay vì cứ phải suy nghĩ về việc mình sẽ nói gì khi họp hay gặp cấp trên, bạn nên chú ý lắng nghe những gì sếp nói. Kỹ năng nghe tốt sẽ giúp bạn hiểu những gì cấp trên muốn.
• Hãy luôn có một cuốn sổ nhỏ ghi chép lại những điều cần thiết hay những điều cấp trên dặn dò. Sau đó, bạn nên thực hiện đúng yêu cầu của sếp. Hạn chế việc hỏi đi hỏi lại cùng một vấn đề sẽ khiến cấp trên đánh giá năng lực của bạn.
• Chìa khóa để giao tiếp thành công là bạn phải biết cấp trên muốn gì, thích nói chuyện như thế nào. Bạn nên chú ý đến cách giao tiếp của cấp trên với mọi người, với đối tác…Nếu thích nói chuyện về công việc qua e-mail, điện thoại thay vì nói trực tiếp.
• Hãy  tìm hiểu xem cấp trên  thích nói về chi tiết, cụ thể từng vấn đề hay chỉ muốn tóm lược nội dung chính để áp dụng cho phù hợp. Khi cấp trên giao việc, nếu bạn không rõ vấn đề gì, hãy mạnh dạn hỏi và ghi nhớ.
• Cấp trên thường mang nhiều trọng trách và rất bận rộn. Nếu điều bạn muốn nói thực sự quan trọng, hãy trình bày ngắn gọn và súc tích.
• Nếu muốn thỏa thuận về vấn đề cá nhân như lương bổng, hãy đặt cuộc hẹn vào những ngày cấp trên không quá bận.
• Không để cảm xúc lấn át khi giao tiếp với cấp trên. Môi trường công sở là nơi không nên để cảm xúc lấn át. Vì vậy, dù là vấn đề gì, bạn cũng đừng bực tức hay ủy mị khi nói chuyện với cấp trên. Hãy duy trì cách nói và cường độ giọng nói vừa đủ nghe.
• Người xưa có câu: “Nhà giàu yêu kẻ thật thà, nhà quan yêu kẻ vào ra nịnh thần”. Nhiều người nịnh nọt, tâng bốc cấp trên một cách lộ liễu chỉ vì muốn lấy lòng. Tuy nhiên, đôi khi điều đó lại trở nên phản tác dụng đối với những người lãnh đạo khẳng khái, không thích xu nịch.
• Ai cũng thích khi được khen ngợi và tôn trọng, nhưng phải ở một chừng mực nào đó và xuất phát từ tấm lòng. Một lời khen thật lòng có giá trị hơn 1.000 lời xu nịnh.
• Ngoài mối quan hệ với các đồng nghiệp thì bạn luôn phải chú ý đến mối quan hệ với cấp trên, cách ứng xử sao cho phù hợp không bị cho là xu nịnh. Chính vì vậy, đừng quên trang bị cho mình những kỹ năng ứng xử phù hợp với từng cấp trên.

Sau đây lá  7 kỹ năng giao tiếp ứng xử thông minh để tạo thiện cảm với cấp trên

1. Cùng chí hướng và mục đích với cấp trên.

2. Chú ý đến các câu hỏi của cấp trên để biết sếp quan tâm đến điều gì.

3. Đừng hỏi bạn cần làm gì mà nên đưa ra giải pháp cho vấn đề.

4. Chịu trách nhiệm cho những sai sót của mình.

5. Chú tâm vào những gì bạn có thể kiểm soát và làm tốt, tránh “ôm rơm nặng bụng”.

6. Không để cái tôi cá nhân quá lớn.

7. Lắng nghe phản hồi của cấp trên một cách cởi mở, không gây hấn.

Trong hoạt động quản lý, mọi hoạt động giao tiếp đều phải hướng tới mục tiêu nhất định chứ không phải là giao tiếp “tầm phào”, vô bổ. Giao tiếp trong tổ chức phải hướng tới việc phục vụ sự đạt được mục tiêu tổ chức và đáp ứng các nhu cầu chính đáng của các thành viên tổ chức.

 Giao tiếp trong tổ chức có tính tổ chức cao. Việc trao đổi thông tin được đưa vào kế hoạch, chương trình hành động của các cá nhân và tổ chức. Đồng thời các cá nhân, tổ chức chỉ thực hiện thu nhận hay truyền đạt thông tin trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình.

Tổng hợp tài liệu tham khảo  INTERNET.

https://www.facebook.com/phanhieutcmiendong

http://aitech.edu.vn/

VIỆN CÔNG NGHỆ QUẢN TRỊ Á CHÂU – TS. NGUYỄN VĂN HÙNG