KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG TRONG QUẢN LÝ

Thương lượng là gi ?

Thương lượng là quá trình tham gia của hai hay nhiều bên nhằm mục đích thảo luận, trao  đổi những mối quan tâm, những lợi ích và giải quyết những mâu thuẫn để tìm đến một thỏa thuận chung.

Kỹ năng thương lương là khả năng đạt được sự thống nhất hay nhận được sự đồng thuận giữa các chủ thể tham gia vào hoạt động chung của tổ chức dưới dạng thỏa thuận, hợp đồng hay quyết định.

Trong công việc của mình, người quản lý thường xuyên tiến hành các dạng thương lượng khác nhau, đó là những thương lượng về điều kiện làm việc với người lao động, về giá cả hang hóa, về điều khoản hợp đồng với đối tác.

 

Quá trình thương lượng

• Bạn phải lường trước được những tình huống xấu xảy ra, từ đó có những hướng giải quyết các xung đột, mâu thuẫn một cách tốt nhất. Trong hoạt động thương mại thường chia làm 5 giai đoạn:

Giai đoạn chuẩn bị

Trong ngành bất động sản, ba từ quan trọng nhất là “địa điểm, địa điểm và địa điểm.” Trong thương lượng ba từ quan trọng nhất là “chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị.” Mọi thành công đều bắt đầu từ khâu chuẩn bị, trong thương lượng vấn đề này còn quan trọng hơn. Thông thường, giai đoạn này sẽ quyết định 70% thành công của cuộc thương lượng.

 Giai đoạn tiếp xúc

Mỗi cuộc thương lượng diễn ra trong một không khí riêng: có cuộc thì vui vẻ, thoải mái, hữu nghị, có cuộc thì căng thẳng, nặng nề, xung đột… Không khí của cuộc thương lượng thường thay đổi trong quá trình thương lượng, tuy nhiên ở mỗi cuộc đều có một bầu không khí chủ đạo, nó bao trùm từ đầu đến cuối cuộc thương lượng. Kết quả của việc thăm dò có thể dẫn đến những sự điều chỉnh nhất định trong kế hoạch và chiến thuật thương lượng.

Giai đoạn  thương lượng

Sau giai đoạn tiếp xúc, các bên chuyển sang trao đổi, bàn bạc vấn đề cần giải quyết, tức là tiến hành thương lượng. Trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như: hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán… Giai đoạn này có thể chia ra làm ba bước: đưa ra yêu cầu, điều chỉnh yêu cầu, thỏa thuận và ký kết hợp đồng.

Đưa ra yêu cầu

Việc đưa ra yêu cầu hợp lý có ý nghĩa quan trọng. Chẳng hạn trong bán hàng, nếu chủ cửa hàng nói thách quá cao, khách hàng dễ bỏ đi vì cho rằng chủ hàng thiếu thiện chí. Cho nên chủ hàng chỉ nên phát giá cao hơn giá bán một chút là hợp lý.

Điều chỉnh yêu cầu

Yêu cầu của hai bên sẽ có sự khác nhau. Thông thường ai cũng muốn bảo vệ yêu cầu của mình. Tuy nhiên, mỗi bên chỉ đạt được lợi ích khi cùng nhau đi đến được ý kiến thống nhất. Vì vậy, hai bên phải bàn bạc, trao đổi để điều chỉnh yêu cầu cho hợp lý.

Thương lượng

Khi chúng ta đưa ra đề nghị đầu tiên của mình và nhận được phản hồi của bên đối tác (hoặc ngược lại) thì chúng ta đã xác định được vùng thương lượng. Trong phần chuẩn bị chúng ta đã đặt ra những giới hạn cho mình và đối tác cũng vậy. Vùng thương lượng chính là vùng hai bên chồng lấn nhau.

Nếu mong muốn hai bên không có vùng chồng lấn, mức giá tối đa mà người mua có thể trả thấp hơn mức giá tối thiểu mà người bán có thể bán, đàm phán sẽ không có cơ hội thành công. Vùng thương lượng không chỉ tồn tại đối với yếu tố giá cả mà cả nhiều yếu tố khác. Sẽ có nhiều vùng thương lượng tương ứng với nhiều vùng đàm phán khác nhau.

Giai đoạn kết thúc

Sau khi hai bên đã có sự nhượng bộ và đi đến ý kiến thống nhất, cả hai nên kiểm tra lại một lần nữa những điểm đã được nhất trí. Tiếp đó mới soạn thảo hợp đồng. Khi soạn thảo hợp đồng, bạn cần chú ý dùng từ ngữ chuẩn xác, nội dung phải rõ ràng, cụ thể. Nếu có từ có nhiều nghĩa thì phải xác định nghĩa nào của nó được sử dụng trong hợp đồng. Hợp đồng càng cụ thể, chặt chẽ thì sẽ hạn chế được những tổn thất khi có tranh chấp, khiếu kiện.

Giai đoạn rút kinh nghiệm

Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước, nhằm rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. Rút kinh nghiệm ngay sau đàm phán và rút kinh nghiệm trong suốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Muốn đàm phán trong kinh doanh đạt hiệu quả cao thì cần thực hiện tốt những công việc nêu trên. Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí là bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan.

Tóm lại:

Thế giới vốn là một bàn đàm phán khổng lồ, dù muốn hay không, bạn cũng là người tham gia. Tình huống kể trên chỉ là một góc nhìn nhỏ trong vô vàn trường hợp vẫn thường xảy ra hàng ngày. Qua đó, chúng ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng và tầm ảnh hưởng của công tác thương lượng và đàm phán trong quản lý cũng như trong những hoạt động khác của doanh nghiệp.

Ngày nay, trên toàn lãnh thổ Việt Nam, nền kinh tế hoạt động theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước. Trong một cơ chế như thế, các cá thể, tập thể cần một lưu lượng giao tiếp rất lớn hàng ngày. Một trong các vấn đề cốt lõi của các cuộc giao tiếp là sự đàm phán và thương lượng.

Hơn thế nữa, với hoạt động thương lượng và đàm phán, thường chúng ta không phải tốn quá nhiều chi phí. Và kết quả mang lại của hoạt động này có thể có giá trị lớn hoặc ngược lại. Điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào năng lực thương lượng và đàm phán của các bên tham gia.

 

Tổng hợp tài liệu tham khảo  INTERNET.

https://www.facebook.com/phanhieutcmiendong

http://aitech.edu.vn/

VIỆN CÔNG NGHỆ QUẢN TRỊ Á CHÂU – TS. NGUYỄN VĂN HÙNG