KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO

Người lãnh đạo của một tổ chức hoạt động như một người khởi xướng và thiết kế các hoạt động của tổ chức  để khai thác những cơ hội, hoàn thiện và phát triển tổ chức. Theo Chester I. Barnard, thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lí với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc theo cơ cấu của doanh nghiệp”. Nói tóm lại  công tác  tổ chức một cách chung nhất là việc tập hợp, phân bổ và điều hành nguồn nhân lực một cách hợp lý nhất để thực hiện mục tiêu đã định.

            Không phải bất kỳ ai trong tổ chức cũng đều là người có đủ khả năng, có thể xác lập được mục tiêu của tổ chức. Nói cách khác chỉ có những người có tầm nhìn, trí tuệ, năng lực mới có khả năng xác lập được mục tiêu của tổ chức. Thông thường việc xác lập mục tiêu của tổ chức thuộc về người lãnh đạo, quản lý, sáng lập tổ chức; Không tổ chức nào có thể duy trì hoạt động nếu lãnh đạo, quản lý không đặt ra các mục tiêu để hướng đến. Mục tiêu có ý nghĩa vô cùng lớn đối với việc định hướng cho hoạt động của tổ chức. Ví dụ: Quỹ tiền tệ quốc tế (International Monetary Fund, viết tắt IMF) là một tổ chức quốc tế giám sát hệ thống tài chính toàn cầu thông qua việc theo dõi tỷ giá hối đoái và cán cân thanh toán, cũng như hỗ trợ kỹ thuật và giúp đỡ tài chính khi có yêu cầu. Mục tiêu của IMF được mô tả cụ thể là: “Là một tổ chức của 185 quốc gia, nỗ lực để thúc đẩy hợp tác tiền tệ toàn cầu, bảo đảm ổn định tài chính, tạo thuận lợi cho thương mại quốc tế, thúc đẩy việc làm, tăng trưởng kinh tế bền vững và xóa đói giảm nghèo trên toàn thế giới”. Theo đó hình thành các nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nhân lực của IMF.

        Phương pháp tổ chức thực hiện công việc, gọi chính xác là các phương pháp tổ chức thực hiện công việc, trong dự án xã hội gọi là phương pháp tổ chức sự kiện, trong sản xuất gọi là các phương pháp tổ chức sản xuất, trong sản xuất xây dựng hay dự án thầu khoán xây dựng gọi là các phương pháp tổ chức thi công. Các phương pháp tổ chức thực hiện công việc là các phương pháp bố trí sắp xếp việc thực hiện các công việc trong một dự án hay một nhà máy sản xuất công nghiệp, theo thời gian và không gian thực hiện và bằng những nguồn tài nguyên đầu vào, nhằm đạt mục đích của dự án.  Các phương pháp tổ chức thực hiện công việc thực chất các phương pháp được áp dụng vào hai khâu của quá trình quản lý là: lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch,  nhưng là những phương pháp tác động đồng bộ vào hai loại kế hoạch là kế hoạch thời gian  và kế hoạch nguồn lực trong quản lý dự án và quản lý sản xuất.

        Việc tổ chức công việc  tuân theo nguyên tắc:  từ công việc mà lập tổ chức, từ tổ chức từ tổ chức mà sắp xếp con người. Phải ghi nhớ trong sắp xếp lại tổ chức, nếu vì con người  mà sinh ra tổ chức thì trái với nguyên tắc, từ tổ chức mà sắp xếp con người; đồng thời đáp ứng các yêu cầu sau: tính hợp lý, tính hệ thống, tính hiệu quả, và tỉnh ổn định, linh hoạt. Xét theo nguyên tắc chủ đạo trong việc hình thành tổ chức bao gồm sau:

         Một là, làm rõ chức năng và nhiệm vụ của tổ chức. Chức năng tổ chức là thiết lập nên một hệ thống đồng nhất các vị trí của từng cá nhân và các bộ phận sao cho các cá nhân cũng như bộ phận này phối hợp với nhau một cách hiệu quả nhất nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. Chức năng tổ chức giúp nhân viên nắm được nhiệm vụ, vai trò cũng như tầm quan trong của mình đối với tổ chức. Bên cạnh đó, chúng giúp các thành viên nhận thức rõ hơn công việc đang thực hiện, qua đó có trách nhiệm hơn với việc xử lý cũng như cung cấp thông tin. Quyền hạn chính là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, nhờ đó các nhóm hoạt động thống nhất dưới nhà lãnh đạo, quản lý. Nói một cách ngắn gọn, chức năng tổ chức là việc lựa chọn những công việc và giao cho mỗi bộ phận một người chỉ huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra. Thực ra từ “chức năng” dùng để chỉ lý do tồn tại của tổ chức, còn từ “nhiệm vụ” chỉ những việc cụ thể cần làm để thực hiện chức năng đó. Dù doanh nghiệp  đã được xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu bộ máy, nhưng lãnh đạo chẳng biết quản lý, điều hành doanh nghiệp như thế nào, thậm chí không biết phân công, phối hợp, hợp tác giữa các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ ra sao; không biết công việc bắt đầu từ đâu, kết thúc ở đâu. Chính vậy mà yêu cầu cấp bách được đặt ra là, phải sắp xếp cho được tổ chức bộ máy tinh gọn để chỉ giữ lại những ai thực sự vì công việc và làm việc có hiệu quả.

         Hai là, xác định cơ cấu của  tổ chức. Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Có thể nói, xác định cơ cấu của  tổ chức nghĩa là hình thành khung khổ, trong đó nguồn nhân lực được phân bố, sắp thành các bộ phận tương ứng trong mối liên hệ qua lại với nhau để bảo đảm mọi nhiệm vụ được thực hiện trọn ven phù hợp với chức năng của tổ chức.

       Như vậy, cơ cấu tổ chức phải đảm bảo: Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức; Các bộ phận xây dựng phải cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm; đồng thời phải cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận; Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung của tổ chức; Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức; Tổ chức phải thích nghi, đáp ứng được với những biến động của môi trường bên ngòai; Khuyến khích sự tham gia của người lao động vào hoạt động chung của tổ chức và tạo động lực cho người lao động trong tổ chức.

       Ba là, thiết kế mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận cấu thành  tổ chức. Thiết kế mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận cấu thành, các thành viên trong  tổ chức, với cấp trên cấp dưới và các tổ chức hữu quan ngoài hệ thống. Một nguyên tắc trong tổ chức là đảm bảo tính hệ thống đặc biệt tính đến đặc thù từng ngành và từng địa phương. Tính hệ thống trong tổ chức nghĩa là làm thế nào để các bộ phận gắn bó hữu cơ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau trong một chỉnh thể thống nhất, trong đó mỗi bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và tính độc lập nhất định. Tính hệ thống trong tổ chức nói ở đây bao hàm cả các mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống lớn. Nếu mối quan hệ trên – dưới, dọc ngang không thông suốt thì nảy sinh tình trang đứt đoạn trong sự lãnh đạo, chỉ đạo, truc trặc rối loạn trong sự vận hành trong tổ chức.Về mô hình tổ chức, người ta chọn mô hình quản lý trực tiếp hay quản lý gián tiếp.

          Bốn là, xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng người, trong đó quyền hạn phải tương xứng với nhiệm vụ được giao và trách nhiệm không được lớn hơn hoặc nhỏ hơn nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, bên cạnh việc xác định quyền hạn, trách nhiệm, bảo đảm và phân bố hợp lý nguồn tài lực và vật lực, tức là ngân sách và các trang thiết bị cần thiết và cơ sở hạ tầng phù hợp. 

        Để điều khiển và duy trì hoạt động của tổ chức, nhà lãnh đạo, quản lý phải có các công cụ, phương tiện để tác động vào đối tượng quản lý. Một trong những công cụ đặc trưng, được sử dụng phổ biến, hiệu quả ở mọi tổ chức, mọi chủ thể quản lý là quyền lực. Đó là khả năng gây ảnh hưởng đến người khác, điều khiển, sai khiến người khác, buộc họ phải tuân theo yêu cầu dù muốn hay không. Trong quyền lực có hai yếu tố song song cùng tồn tại, đó là quyền hạn và trách nhiệm.  Quyền hạn luôn tồn tại trong quyền lực, chính điều này đã tạo động lực, động cơ thúc đẩy con người làm việc, phấn đấu. Lợi ích tồn tại rất đa dạng, có thể là lợi ích vật chất, lợi ích tinh thần, sự trọng vọng, kính nể; có thể là lợi ích hữu hình hoặc lợi ích vô hình; cũng có thể là lợi ích trước mắt lợi ích lâu dài hoặc cơ hội thăng tiến… mà người có quyền lực có được. Trách nhiệm cũng luôn tồn tại trong quyền lực để cân bằng với quyền lợi. Nhà quản lý phải hoàn thành những công việc thuộc về vị trí đang đảm nhận, đồng thời chịu trách nhiệm về hoạt động và hiệu quả hoạt động của bản thân cũng như của nhân viên cấp dưới. Quyền hạn và trách nhiệm luôn tương xứng với nhau, vị trí càng cao, công việc càng phức tạp thì quyền hạn và trách nhiệm càng lớn. Thực hiện tốt nguyên tắc này sẽ đảm bảo sự ổn định, phát triển của tổ chức và xã hội.

         Năm là, xây dựng  quy trình vận hành bộ máy. Quy trình vận hành là tập hợp các chỉ dẫn, quy tắc, và chuẩn mực mà người làm công việc chuyên môn cần tuân thủ và thực hiện. Sau khi đọc kỹ lưỡng các nội dung trong bản quy trình vận hành, một nhân viên có thể hiểu được nội dung cơ bản nhất trong vận hành của tổ chức, cụ thể gồm: Các nhiệm vụ và nghĩa vụ cần hoàn thành với vị trí đang đảm nhận; Nguyên tắc đạo đức và hành vi cần tuân thủ trong thực hiện công việc, giao tiếp và truyền thông với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng; Cơ cấu tổ chức và hệ thống quan hệ chuyên môn; Các biểu mẫu, bảng biểu, báo cáo… theo tiêu chuẩn; Cơ chế và chuẩn mực đánh giá hiệu quả công việc; Quy tắc khen thưởng và xử phạt; Các quy tắc thực hành, xử lý tốt nhất; Kiến thức và kỹ năng cơ bản cần có và trau dồi thường xuyên.

        Một bản quy trình vận hành tốt là tiền đề quan trọng cho thành công của tổ chức kinh doanh. Sản phẩm, dịch vụ sẽ cung cấp cho thị trường được định nghĩa chính xác. Các công việc cần thực hiện để đảm bảo cung cấp đúng và đủ đầu ra của doanh nghiệp được mô tả đầy đủ. Từ đó, có thể xác định được các nhu cầu về nguồn lực cần chuẩn bị và huy động để triển khai hoạt động kinh doanh.

        Quá trình phát triển quy trình vận hành cũng giúp hình dung các công việc sẽ phát sinh và qua đó phát hiện những gì đã có và những gì cần bổ sung để đảm bảo thành công kinh doanh. Cũng nhờ việc chuẩn bị quy trình vận hành mà khi triển khai thực tế, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được các chi phí không cần thiết cũng như tránh được nhiều sai lầm. Với một tổ chức đang hoạt động, quy trình vận hành giúp giảm thiểu chi phí và thời gian để một nhân sự mới hoà nhập vào quá trình vận hành chung. Và khi một nhân sự trong tổ chức gặp phải vấn đề hay khó khăn cần giải quyết, việc đầu tiên có thể làm là tra cứu quy trình vận hành. Và nhờ đó, mà nhân sự này biết mình cần gặp ai, trao đổi thế nào, khi nào thì vấn đề đã được xử lý xong.

        Quy trình làm việc, rất hữu ích để giải quyết các xung đột giữa người lao động và người sử dụng lao động. Điều này, trước hết là nhờ các định nghĩa rõ ràng thế nào là hành vi xung đột lợi ích của cá nhân với lợi ích của tổ chức, thế nào là công việc đã hoàn thành, khi nào thì người làm chuyên môn có nghĩa vụ bảo mật thông tin…Thường xuyên đối chiếu vận hành thực tế với các nội dung trong quy trình vận hành giúp ích rất nhiều cho người làm công tác lãnh đạo. quản lý.

        Nói tóm lại, để bảo đảm bộ máy vận hành thông suốt, làm việc hiệu quả thì những quy định càng rành mạch càng tốt càng chi tiết càng hay. Liên quan quy trình vận hành bộ máy, việc thiết lập các kênh thu thập xử lý thông tin chuẩn xác và thông suốt. Dân ta có câu: “ Có bột mới gột nên hồ” là câu tục ngữ, ý nói muốn làm được việc, muốn tạo ra được sản phẩm, trước hết phải có những điều kiện cơ bản, điều kiện tiên quyết, cần thiết lúc ban đầu. Nếu đã không có những điều kiện cần thiết đó thì không nên cố gắng làm làm gì, vì có làm cũng không đạt được như mong muốn. Cũng như việc muốn làm được ra hồ thì phải cần có bột. Đối với các nhà lãnh đạo, quản lý, “hồ” chính là các quyết định, còn “bột” chính là thông tin, nếu không đủ bột, nhất là chất lượng bột lại xấu thì nhà lãnh đạo, quản lý giỏi đến đâu cũng không thể “gột nên hồ” tử tế được. Do vậy, sự phát triển của doanh nghiệp phải gắn trực tiếp với người lãnh đạo là ở chỗ chủ động, đón đầu đi trước bằng sự quyết tâm, năng nổ, nhiệt tình, hy sinh để phát triển  tổ chức cho doanh nghiệp.

            Sáu là, phân bổ nguồn nhân lực là sự phân công các nguồn lực sẵn có cho các mục đích sử dụng khác nhau. Cơ cấu, sắp xếp lại các cấp quản trị theo khung năng lực, bảo đảm dúng người, đúng việc, giảm số lượng, nâng cao chất lượng, hợp lý về cơ cấu. Như trên đã nói “từ tổ chức mà sắp xếp con người”. (i) công việc của từng người cần được mô tả cụ thể làm căn cứ định biên và đánh giá hiệu quả. Việc định biên phải làm rõ số lượng và tính chất  của từng đầu việc và từng chức danh. Nó là cơ sở khoa học để tăng hay giảm biên chế; (ii) Hãy nên bố trí số lượng cán bộ, nhân viên ít hơn mức định biên vì như vậy sẽ buộc mỗi người phải vươn lên gánh vác công việc, hạn chế tình trang “ nhàn cư vi bất thiện”, đồng thời có “ghế” dự trữ khi cần bổ sung.

           Bẩy là, sự phân cấp, phân công, phân nhiệm. Phân cấp là sự chuyển giao nhiệm vụ, quyền hạn giữa các cấp. Mặt khác, việc chuyển giao nhiệm vụ, quyền hạn chỉ có thể được tiến hành một khi thẩm quyền và trách nhiệm của cấp chuyển giao và cấp được chuyển giao đã được xác định rõ ràng. Nói một cách khác, phân cấp là phân chia quyền của cấp trên cho cấp dưới; phân công là chia sẻ công việc cho các bộ phận  và các thành viên trong các tổ chức và phân nhiệm là chia sẻ trách nhiệm. Phi tập trung hóa là quá trình trong đó các hoạt động của một tổ chức, đặc biệt là các hoạt động liên quan đến lập kế hoạch và ra quyết định, được phân phối hoặc ủy thác thay vì tập trung vào một vị trí hoặc một nhóm trung tâm nắm quyền. Cả ba việc này đều thể hiện xu hướng phi tập trung hóa nhằm giảm bớt gánh nặng công việc của cấp trên cũng như các bộ phận và cá nhân; thúc đẩy phát huy năng lực và tinh thần sáng tạo, đưa các quyết định công việc gần với thực tiễn hơn.

         Tám là, tổ chức cần mang tính ổn định. Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng đủ linh hoạt để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai. Tổ chức cần mang tính  ổn định của cơ cấu tổ chức giúp doanh nghiệp quản trị công việc một cách hệ thống, trật tự, nhịp nhàng. Trong khi đó, tính linh hoạt của nó sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp phân bổ nguồn lực thích hợp để khai thác các lợi thế cạnh tranh tốt hơn trong tương lai.  Tổ chức cần mang tính ổn định nhưng điều đó không có nghĩa là “ nhất thành bất biến” mà có độ linh hoạt nhất định mà tùy thuộc vào điều kiện chủ quan và khách quan nhất định như tình hinh, nhiệm vụ, môi trường hoạt động, số lượng chất lượng nguồn nhân lực, tài lực, vật lực, phương tiện hoạt động…Một trong những yêu cầu thiết yếu của công tác tổ chức là tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả công việc.

 

       Chín là, nhà lãnh đạo, quản lý xây dựng văn hóa tổ chức và văn hóa ứng xử trong tổ chức. Văn hóa tổ chức là một tập hợp các chuẩn mực, các giá trị, niềm tin và hành vi ứng xử của một tổ chức, tạo nên sự khác biệt của các thành viên của tổ chức này  với các thành viên của tổ chức khác. Văn hóa của một tổ chức là trên dưới đồng lòng vì công việc và danh dự của tổ chức, trong đó người lãnh đạo, quản lý luôn thấu hiểu khả năng, tâm tư, nguyện vọng của thuộc cấp; đố xử công bằng với mọi người, chân thành giúp đỡ cấp dưới.

 

        Nhà lãnh đạo cần có kỹ năng tổ chức công việc tốt để nhân viên hiểu được việc họ cần làm là gì. Trong trường hợp này, hãy nói thật bình tĩnh và rõ ràng, truyền đạt thông tin chính xác và sẵn sàng lắng nghe nhân viên. Hơn nữa, kỹ năng tạo động lực làm việc cho nhân viên cũng rất quan trọng khi phân bổ công việc nên hãy chú ý đến sở thích và nguyện vọng của nhân viên. Giao quyền, giao việc cho cấp dưới làm việc, thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch triển khai. Mục tiêu của việc này là nâng cao sự hiểu biết và tôn trọng lẫn nhau trên cơ sở nhận diện và công nhận các giá trị và nhu cầu của các đối tượng giao tiếp.  Một nhà lãnh đạo tốt phải dám nhận trách nhiệm, đương đầu với những thử thách và chấp nhận thay đổi. Một điểm yếu mà nhiều nhà lãnh đạo hay mắc phải là không biết lắng nghe. Nghe và chấp nhận sự khác biệt là yếu tố quan trọng của phát triển. Tự động viên là một kỹ năng rất cần thiết để luôn có tinh thần lạc quan và có cái nhìn tích cực đối với công việc của mình. “Học tập suốt đời” đã trở thành một phẩm chất quan trọng của mỗi nhà lãnh đạo. Tiếp nhận và xử lý thông tin một cách hiệu quả để có thể tư duy được những quyết định chính xác. Nói một cách tóm lược, tổ chức  công việc của người lãnh đạo là việc tập hợp, phân bố và điều hành nguồn nhân lực một cách hợp lý nhất để thực hiện mục tiêu đã định. Công tác tổ chức công việc tốt sẽ nhân lên gấp bội sức mạnh của đội ngũ, nâng cao hơn hẳn hiệu quả công việc.

 

Trích trong bài giảng“Nghệ thuật lãnh đạo” TS. Nguyễn Văn Hùng gồm với 21 chương và 2 tập sẽ cung cấp kiến thức tương đối toàn diện trong lĩnh vực lãnh đạo.

I.MÔ HÌNH KINH DOANH TRUYỀN THỐNG

• Sách phân phối bán lẻ tại Nhà sách Kinh tế. Địa chỉ: 490B Nguyễn Thị Minh Khai, P2,Q3 – TP.HCM. Mobile: 090302640 hoặc 0938514478
• Sách phân phối bán lẻ tại Nhà sách Thăng Long.  Địa chỉ:44 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 19, Quận Bình Thạnh  (028) 35140632  hoặc 0938514478

· II. KINH DOANH TRỰC TUYẾN TRÊN CÁC SÀN

• BÁN LẺ TRỰC TUYẾN;  0938514478; ZALO: 0938514478  Giảm 30% giá bìa, thư viện mua 2 cuốn trở lên – giảm 50%