Kỹ Năng Mềm
MÔ HÌNH CODM ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH DỰA TRÊN SỰ ĐỒNG THUẬN CỦA HARTNETT
Th12
[ad_1]
Mô hình đưa ra quyết định dựa trên sự đồng thuận của Hartnett (CODM – Consensus-Oriented Decision-Making) rất hữu ích. Mô hình CODM được phát triển bởi nhà tâm lý học – Tiến sĩ Tim Hartnett và được xuất bản trong cuốn sách của tác giả năm 2010 “Consensus-Oriented Decision-Making.”
Mô hình sử dụng quy trình 7 bước. Các bước là:
- Đưa ra vấn đề
- Có một cuộc thảo luận mở.
- Xác định các mối quan tâm cơ bản.
- Phát triển đề xuất.
- Chọn một hướng đi.
- Phát triển giải pháp ưu tiên.
- Đóng và giám sát
Bằng cách sử dụng mô hình, bạn có thể mời tất cả mọi người trong nhóm tham gia trong quá trình phát triển giải pháp, giúp mỗi người cảm thấy có sự đóng góp vào quyết định cuối cùng. Điều này giúp bạn xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả hơn.
Mô hình cũng khuyến khích mọi người đưa ra những ý tưởng sáng tạo mà không sợ bị phán xét. Điều này giúp nhóm phát triển giải pháp và đưa ra quyết định tốt hơn.
Mô hình này hữu ích nhất cho các dự án và vấn đề phức tạp, nơi bạn cần quyết định cách thức tiến hành tốt nhất và nơi mà các giải pháp cho các vấn đề chưa rõ ràng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể điều chỉnh mô hình cho nhiều tình huống khác.
Như bạn đã biết, có thể sẽ khó khăn – nếu không phải là không thể – để đạt được sự đồng thuận khi làm việc với một nhóm các cá nhân. Tất cả mọi người trong nhóm đều có ý kiến riêng về một chủ đề cụ thể và mặc dù có sự trùng lặp trong những ý kiến đó, thì cũng sẽ có một số bất đồng.
Là người quản trị hoặc chủ doanh nghiệp, bạn cần phân loại các bất đồng và sử dụng tất cả ý kiến để đưa ra quyết định vì lợi ích cao nhất của tổ chức.
Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm ra sự đồng thuận của nhóm, bạn có thể xem xét sử dụng mô hình CODM của Hartnett. CODM trong tiêu đề của mô hình này là viết tắt của ‘consensus-oriented decision making – ra quyết định dựa trên sự đồng thuận’, nó sẽ cho bạn biết tất cả những gì bạn cần biết về mục tiêu của mô hình này và nó được thiết kế để sử dụng như thế nào.
Đây là một mô hình được thiết kế để sử dụng trong nhóm khi mà một quyết định cần được đưa ra mà tất cả đều có thể hỗ trợ.
Kêu gọi thành lập đội nhóm
Tất nhiên, bạn không sử dụng nhóm cho mọi vấn đề mà bạn gặp phải trong tổ chức. Không phải lúc nào bạn cũng có thời gian sử dụng mô hình ra quyết định theo nhóm – bạn sẽ bị kẹt trong cuộc họp tiếp sau mà không có hồi kết.
Ngoài ra, không cần thiết phải tạo ra một nhóm với mọi vấn đề nhỏ phát sinh. Rất nhiều lựa chọn hàng ngày cần được đưa ra, có thể được xử lý bởi bạn, là người quản lý hoặc chủ sở hữu mà không có ý kiến đóng góp ý kiến từ nhân viên.
Tuy nhiên, sẽ có những quyết định quan trọng cần kêu gọi thành lập một nhóm. Đây là những quyết định sẽ tác động đến tổ chức một cách đáng kể và bạn sẽ cần thời gian để lựa chọn.
Nếu muốn sử dụng Mô hình CODM của Hartnett để giải quyết vấn đề như vậy, sử dụng 7 bước dưới đây để di chuyển qua mô hình từ đầu đến cuối.
Bước 1 – Đưa ra vấn đề
Bạn không thể giải quyết chính xác một vấn đề nếu bạn không biết vấn đề là gì ngay từ đầu. Trong bước này, cần đảm bảo có đúng người tham gia vào quá trình và mọi người đều có thông tin, công cụ và tài nguyên cần thiết để đưa ra ý tưởng hay. Đảm bảo mọi người trong nhóm được thông báo đầy đủ chi tiết cụ thể về vấn đề, tại sao nó là một vấn đề và giải pháp lý tưởng sẽ được thực hiện là gì.
Hãy xác định và định nghĩa vấn đề bạn cần giải quyết, nếu cần thiết hãy sử dụng các công cụ như Phân tích Nguyên nhân và tác động và Phân tích nguyên nhân gốc rễ.
Bạn cũng cần quyết định cách mà đội nhóm sẽ chọn lựa giữa các lựa chọn trong giai đoạn sau (Hartnett gọi đây là “quy tắc quyết định”). Chẳng hạn, bạn muốn tất cả mọi người trong nhóm đồng ý với quyết định cuối cùng hay đơn giản chỉ cần theo đa số?
Bước 2 – Có một cuộc thảo luận mở
Tiếp theo, gặp nhóm, trình bày lại vấn đề và khuyến khích một cuộc thảo luận mở. Mục tiêu của bạn ở đây là tạo ra càng nhiều ý tưởng hoặc giải pháp ban đầu cho vấn đề càng tốt.
Sử dụng các công cụ như động não vòng tròn, phương pháp đóng góp ý kiến của Crawford hoặc Kỹ thuật bậc thang khuyến khích mọi người tham gia thảo luận.
Nếu cuộc thảo luận dường như đi theo lối mòn hoặc nhóm bạn chỉ tạo ra những ý tưởng “an toàn”, sử dụng các kỹ thuật tư duy sáng tạo khuyến khích mọi người đưa ra ý tưởng mới.
Hãy nhớ mục tiêu của bạn là để mọi người suy nghĩ sáng tạo và khuyến khích mọi ý tưởng, ngay cả khi nó không thực tế ở giai đoạn này.
Khi xong bước này, ghi lại tất cả các ý tưởng, xóa những ý tưởng trùng nhau. Bạn sẽ sử dụng danh sách này trong bước 4.
Cách tiếp cận khác là yêu cầu mọi người đưa ra ý tưởng và giải pháp ẩn danh, trước khi gặp mặt trực tiếp.
Hãy nghĩ đến giai đoạn này như việc đặt nền móng cho các cuộc thảo luận và cuộc họp trong tương lai, để đưa ra giải pháp cụ thể hơn.
Bước 3 – Xác định mối quan tâm cơ bản
Bước tiếp theo là xác định những “mối quan ngại cơ bản” – đó là những khó khăn và vấn đề mà bạn muốn giải quyết. Vào thời điểm này, bạn nên làm nổi bật những mối quan tâm cơ bản này và tìm ra giải pháp giúp bạn giảm nhẹ tầm quan trọng của chúng. Sau đó, bạn sẽ sử dụng phân tích này để tìm ra và cải tiến giải pháp trong bước tiếp theo của quy trình.
Để làm điều này, trước tiên xác định các bên liên quan chính (bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức) bị ảnh hưởng bởi quyết định. Sau đó thảo luận với các bên liên quan hoặc liệt kê các mối quan ngại tiềm ẩn có thể có, một lần nữa đảm bảo tất cả mọi người trong nhóm tham gia vào cuộc thảo luận.
Đừng nhầm lẫn các mối quan ngại cơ bản với các giải pháp trong bước này. Ví dụ: nếu vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết là tăng chất lượng sản phẩm, giải pháp có thể là sử dụng các thành phần tốt hơn. Tuy nhiên, mối quan ngại cơ bản có thể là giữ chi phí tối thiểu (đối với bên liên quan) hoặc sản phẩm có thể sử dụng lâu hơn (đối với khách hàng).
Bước 4 – Phát triển các Đề xuất
Khi tới bước 4, mọi thứ bắt đầu đi vào tổ chức hơn. Giờ đây bạn đưa ra một số đề xuất chính thức về một giải pháp cho vấn đề có sẵn. Một lần nữa, điều quan trọng là mọi người đều cởi mở trong cuộc thảo luận, mọi người tập trung vào một ý tưởng tại một thời điểm và không chỉ trích bất kỳ ý tưởng nào.
Bạn có thể cùng thực hiện với toàn bộ nhóm để phát triển một vài đề xuất khác nhau hoặc bạn có thể chọn cách chia ra thành các nhóm nhỏ, với mỗi đề xuất riêng của họ. Đến cuối bước này, những ý tưởng ban đầu sẽ được phát triển thành các đề xuất chi tiết hơn mà bạn có thể tiếp tục. Đừng bỏ qua bất kỳ đề xuất nào.
Bước 5 – Chọn một hướng đi
Với các đề xuất đã được tạo ra, dành thời gian phân loại chúng để đưa ra quyết định. Bắt đầu bằng cách xem xét từng đề xuất, yêu cầu các thành viên trong nhóm làm nổi bật ưu và khuyết điểm của mỗi đề xuất. Một lần nữa, đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia thảo luận. Điều quan trọng cần nhớ là không nhất thiết phải chọn một đề xuất cụ thể – có thể kết hợp các ý tưởng từ hai hoặc nhiều đề xuất.
Cuối cùng, quyết định đề xuất tốt nhất để thực hiện, sử dụng “quy tắc quyết định” mà bạn đã đồng ý ở bước 1.
Bước 6 – Phát triển giải pháp ưu tiên
Mục đích của bước này là tìm cách cải tiến đề xuất cuối cùng tốt hơn nữa.
Là một phần của vấn đề này, hãy nhìn lại các mối quan ngại cơ bản mà bạn đã xác định trong bước 3. Nếu có bất kỳ mối quan ngại nào mà bạn chưa giải quyết, hãy tìm cách cải thiện đề xuất để giải quyết chúng.Một lần nữa, khuyến khích các thành viên trong nhóm đưa ra vấn đề và sửa đổi đề xuất cuối cùng để giải quyết những vấn đề này. Đã đến lúc đưa ra quyết định cuối cùng. Đảm bảo “bắt tay vào việc” để đưa ra quyết định ngay khi được thông qua.
Bước 7 – Đóng và giám sát
Bây giờ, bạn nên có một giải pháp mà hầu hết mọi người trong nhóm đều hài lòng. Hãy sử dụng “quy tắc quyết định” mà bạn đã xác định trong bước 1 để đảm bảo rằng mọi người đều đồng thuận với quyết định của bạn.
Tùy theo tình huống, bạn cũng có thể sử dụng bước này như một cơ hội yêu cầu sự hợp tác của mọi người khi thực hiện quyết định cuối cùng. Sự hợp tác này có thể là bất cứ điều gì, từ việc đơn giản chỉ là hỗ trợ người khác khi họ thực hiện giải pháp, tời việc cung cấp nguồn lực và chuyên môn.
Bạn nên theo dõi quyết định sau khi nó được thực hiện, đảm bảo nó hiệu quả như mong muốn Rất có thể, bạn sẽ cần tinh chỉnh những điều nhỏ nhặt, đảm bảo sự thành công lâu nhất có thể trong ngắn hạn và dài hạn.
Hãy linh động khi áp dụng từng bước của quy trình. Như chúng tôi đã đề cập trước đó, trong một số trường hợp, có thể không cần phải thực hiện mỗi bước một cách chi tiết. Bạn cũng có thể sẽ phải chuẩn bị để quay lại xem xét các bước trước đó, nếu bạn không thể quyết định được giải pháp thích hợp.
Trong khi tìm kiếm sự đồng thuận trong một nhóm là rất quan trọng, hãy nhớ rằng mọi người có thể sử dụng sự đồng thuận như là một cách để tránh phải chịu trách nhiệm cá nhân với hành động hoặc quyết định của mình. Bạn không được để điều này xảy ra.
Rất có thể nhóm bạn sẽ đánh giá cao việc sử dụng mô hình ra quyết định này, vì họ sẽ có cơ hội đảm bảo ý kiến của mình được lắng nghe.
Thậm chí nếu không có sự đồng thuận thực sự của mọi người trong nhóm với quyết định cuối cùng, ít nhất có sự tham gia của mọi người, là cơ hội để họ đưa ra ý kiến. Điều quan trọng với sức khỏe tổ chức là đảm bảo không ai cảm thấy bị gạt ra bên lề và sử dụng mô hình CODM là một cách tuyệt vời giúp bạn giải quyết mối lo ngại đó.
Bạn có thể không sử dụng ra quyết định nhóm thường xuyên trong tổ chức, nhưng khi thời gian tới cần thành lập một nhóm để đưa ra lựa chọn quan trọng, bạn có thể chuyển sang mô hình CODM để được hỗ trợ.
Những điểm chính
Mô hình CODM (Consensus Oriented Decision Making) của Hartnett là một quá trình gồm 7 bước nhằm tạo thuận lợi cho việc ra quyết định theo nhóm dựa trên cơ sở đồng thuận. Nó có thể được sử dụng trong bất kỳ tình huống nào, bất kể quyền quyết định cuối cùng là một người hoặc cả nhóm. Các bước là:
- Xác định vấn đề, đảm bảo đúng người, thông tin, nguồn lực và các bên liên quan và đưa ra quy tắc quyết định
- Có một cuộc thảo luận mở tạo ra càng nhiều ý tưởng và giải pháp ban đầu cho vấn đề càng tốt.
- Xác định vấn đề và các bên liên quan sẽ bị ảnh hưởng bởi quyết định
- Phát triển các đề xuất giúp bạn giải quyết vấn đề
- Quyết định đề xuất tốt nhất
- Phát triển và cải thiện đề xuất cuối cùng hơn nữa
- Bạn nên có một giải pháp đáp ứng các quy tắc quyết định
Ra quyết định nhóm là sự lựa chọn những phương án tốt nhất cho vấn đề đã xác định. Đồng thời, hãy linh động trong cách áp dụng mô hình đưa ra quyết định dựa trên sự đồng thuận của Hartnett không nhất thiết phải thực hiện từng bước một cách chi tiết.
Tổng hợp tài liệu và tham khảo INTERNET.
https://www.facebook.com/phanhieutcmiendong
http://hocvalamsaigon.com
VIỆN CÔNG NGHỆ QUẢN TRỊ Á CHÂU – TS. NGUYỄN VĂN HÙNG
[ad_2]
Source link
